Was verstehen wir unter einem digitalen Vertragsmanagement?

 

Unter einem digitalen Vertragsmanagement wird eine systematische prozeßgesteuerte Softwarelösung verstanden, um Verträge zu erstellen, zu bearbeiten,zu überwachen und auszuwerten.

Es beinhaltet weitere Funktionen zur Verwaltung von Objekten und Lieferanten und deren Bewertungen. Durch die Zusammenfassung aller relevanten Vertragsdaten und Fakten in einer Vertragsdatenbank ist die Basis für eine notwendige Vertragstransparenz im Unternehmen sichergestellt.

Dieser Managementprozess wird durch unsere Softwarelösung „DOCM“  Digitales Object- and Contract Management“ in den Bereichen:

  • Erstellen von Verträgen durch Unternehmens-konforme Bereitstellung von Vertragstemplates
  • Suchen nach Stichworten und Textelementen durch die bereitgestellten Suchmöglichkeiten des SharePoint
  • Verwalten bzw Strukturieren von Verträgen in Vertragsgruppen und Vertragsarten
  • Grafisches Auswerten von Kosten und Erträgen nach Unternehmensbereichen / Firmen oder Abteilungen
  • Automatische fristgerechte E-Mail Benachrichtigung vor erreichen der vorgegebenen Vertragsfristen
  • Aufwandsreduzierung durch effiziente prozess-konforme Arbeitsweise 

unterstützt.

Weiteres zum Thema

Organisation

Deswegen unterstützen wir Sie von Anfang an bei der Organisation und Einführung einer zentralen digitalen Vertragsverwaltung in Ihrem Unternehmen zu folgenden Themen bzw. organisatorischen Vorgaben.

weiterlesen ...
DOCM-Unternehmensorganigramm
Mit der DOCM-Organisationsübersicht können Sie sich leicht einen schnellen Überblick über Ihre Unternehmensstruktur verschafft. Die Unternehmensübersicht kann auch nach anderen Kriterien wie z.B. Länderstandorte mit den BU in den Ländern etc. erfasst und grafisch dargestellt werden.
weiterlesen ...
Lieferantenumsatz nach Vertragsart
Benötigen Sie einen schnellen Überblick über den aktuellen Umsatz mit Ihren Lieferanten? Auf Basis einer Vertragswertauswertung / -analyse über den vorgegeben Vertragszeitraum der erfassten Einzelverträge ermöglich Ihnen die SharePoint Lösung DOCM jederzeit diese Information mit einem Mausklick bereitzustellen. Sie können auch weitere Informationen mit Hilfe der detalierten Lieferantenbewertung bereitstellen.
weiterlesen ...
Kostenermittlung
Nach Angaben der Gartner Group verlängern sich 60 % aller Lieferantenverträge automatisch ohne Kenntnis des Käufers, was im Wesentlichen darauf zurückzuführen ist, dass der Käufer eine Kündigung unterlässt. Noch erstaunlicher ist, dass 50% der Verträge ohne das Wissen des Käufers mehrmals selbsterneuert werden (Forbes, Gardner group).
weiterlesen ...
DOCM Anwender
Vertragsmanagement bezeichnet alle Tätigkeiten, die sich mit der Entwicklung / Entwurf, der Verwaltung, Anpassung, Abwicklung und Fortschreibung der Gesamtheit aller Verträge eines Unternehmens beschäftigen. Die DOCM SharePoint Lösung unterstützt den Anwender bei den o.g. definierten Tätigkeiten und Aufgaben im Rahmen des Unternehmensweit definierten Vertragsverwaltungsprozess.
weiterlesen ...
Nutzen
Die Erfassung aller relevanten Objekt- und Vertragsdaten in digitaler Form auf Basis einer relationalen Datenbank schafft die notwendige Transparenz für eine unternehmensweite Vertragsverwaltung. Sie ermöglicht eine sichere Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und stellt so die Grundlage für Ihre Compliance-Prozesse dar.
weiterlesen ...
Kostenermittlung
Vertragsrisken sind nur dann Risken, wenn man Sie nicht bewertet und durch einen zu ergreifenden Maßnahmenplan handhabbar gemacht hat. Wenn diese Riskobewertung aber nur ein einmaliger Vorgang ist, d.h. diese Risiken nicht durch regelmäßige Audits im Focus bleiben, so können Sie auch keinen Nutzen aus Ihrer vorherigen Bewertung ziehen.
weiterlesen ...
Ein modernes Vertragsmanagement soll für alle relevanten Gruppen eine Zentralisierung aller Unternehmensverträge hinsichtlich der Vollständigkeit der Informationen und deren Auswertung gewährleisten. Es soll die Vertraulichkeit der Information bezogen auf die Unternehmensteile / Abteilungen gewährleisten.
weiterlesen ...
DOCM User
Jede Unternehmensabteilung (Einkauf, Controling und Rechtsabeilung, etc) benötigt eine andere Sicht auf die Daten eines Vertrages und deren Auswertung. Nur wer über bestehende Verträge aktuell informiert ist, kann neue Vereinbarungen effektiv gestalten.
weiterlesen ...