„Organisation ist nicht alles, aber ohne Organisation ist alles nichts“
Deswegen unterstützen wir Sie von Anfang an bei der Organisation und Einführung einer zentralen digitalen Vertragsverwaltung in Ihrem Unternehmen zu folgenden Themen bzw. organisatorischen Vorgaben.
- Ein inhaltlich klares schriftliches Mandat von der Unternehmensleitung,
dass ein zentrales, umfassendes Vertragsmanagement eingeführt werden so. Eine solchen Mandat dient dazu, die Arbeitsweise in den Abteilungen bzw. assoziierten Gesellschaften zu standardisieren und hilft dabei den Aufwand für die Einführung zu minimieren.
- Ein mit diesem Mandat ausgestattetes Projektteam,
das organisatorische und technische Kompetenzen vereint, mit einem durchsetzungsstarken Projektleiter und guten Kontakten zu dem mittlerem Management.
- Eine zentrale widerspruchsfreie schriftlich fixierte strategische Zielsetzung für das Gesamtunternehmen.
Welche Vorteile entstehen durch ein zentrales Vertragsmanagement für die gesamte Organisation? Diese Ziele müssen für alle, mit dem Themen Vertragsmanagement beteiligten Personen transparent, eindeutig formuliert und regelmäßig kommuniziert werden, um den Aufwand für die Durchführung, Umsetzung und Umstellungen zu rechtfertigen.
Typische, übergreifende Ziele sind zum Beispiel:- Erhöhen der Transparenz abgeschlossener Verträge und damit Schaffen von Verhandlungsspielräumen (z.B. mit Lieferanten)
- Fristencontrolling: Automatische Erinnerungen an Kündigungsfristen und –Stichtage
- Einsparungen beim Erfassen, Genehmigen, Suchen von Verträgen
- Übergreifendes Reporting
- Vermeidung von Vertragsrisiken
- etc.
- Mit welchen Prozessen sollen diese Ziele erreichte werden
und wie kann der Grad der Zielerreichung gemessen werden.
- Konstituierung eines Lenkungskreises
von unternehmensweit entscheidungsbefugter Manager, die eine Einführung eines zentrales Vertragsmanagementsystem für das Gesamtunternehmen positiv unterstützen und vorantreiben können.
Weiteres zum Thema
Mit der DOCM-Organisationsübersicht können Sie sich leicht einen schnellen Überblick über Ihre Unternehmensstruktur verschafft. Die Unternehmensübersicht kann auch nach anderen Kriterien wie z.B. Länderstandorte mit den BU in den Ländern etc. erfasst und grafisch dargestellt werden.
Benötigen Sie einen schnellen Überblick über den aktuellen Umsatz mit Ihren Lieferanten? Auf Basis einer Vertragswertauswertung / -analyse über den vorgegeben Vertragszeitraum der erfassten Einzelverträge ermöglich Ihnen die SharePoint Lösung DOCM jederzeit diese Information mit einem Mausklick bereitzustellen. Sie können auch weitere Informationen mit Hilfe der detalierten Lieferantenbewertung bereitstellen.
Nach Angaben der Gartner Group verlängern sich 60 % aller Lieferantenverträge automatisch ohne Kenntnis des Käufers, was im Wesentlichen darauf zurückzuführen ist, dass der Käufer eine Kündigung unterlässt. Noch erstaunlicher ist, dass 50% der Verträge ohne das Wissen des Käufers mehrmals selbsterneuert werden (Forbes, Gardner group).
Vertragsmanagement bezeichnet alle Tätigkeiten, die sich mit der Entwicklung / Entwurf, der Verwaltung, Anpassung, Abwicklung und Fortschreibung der Gesamtheit aller Verträge eines Unternehmens beschäftigen.
Die DOCM SharePoint Lösung unterstützt den Anwender bei den o.g. definierten Tätigkeiten und Aufgaben im Rahmen des Unternehmensweit definierten Vertragsverwaltungsprozess.
Die Erfassung aller relevanten Objekt- und Vertragsdaten in digitaler Form auf Basis einer relationalen Datenbank schafft die notwendige Transparenz für eine unternehmensweite Vertragsverwaltung. Sie ermöglicht eine sichere Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und stellt so die Grundlage für Ihre Compliance-Prozesse dar.
Vertragsrisken sind nur dann Risken, wenn man Sie nicht bewertet und durch einen zu ergreifenden Maßnahmenplan handhabbar gemacht hat. Wenn diese Riskobewertung aber nur ein einmaliger Vorgang ist, d.h. diese Risiken nicht durch regelmäßige Audits im Focus bleiben, so können Sie auch keinen Nutzen aus Ihrer vorherigen Bewertung ziehen.
Jede Unternehmensabteilung (Einkauf, Controling und Rechtsabeilung, etc) benötigt eine andere Sicht auf die Daten eines Vertrages und deren Auswertung. Nur wer über bestehende Verträge aktuell informiert ist, kann neue Vereinbarungen effektiv gestalten.
Unter einem digitalen Vertragsmanagement wird eine systematische prozeßgesteuerte Softwarelösung verstanden, um Verträge zu erstellen, zu bearbeitet, zu überwachen und auszuwerten. Es beinhaltet weitere Funktionen zur Verwaltung von Objekten und Lieferanten und deren Bewertungen.