Welche Vorteile bietet der Einsatz einer unternehmensweiten digitalen Vertragsmanagementlösung für die jeweiligen Nutzergruppen?
Einkaufsabteilung
Nur wer über bestehende Verträge aktuell informiert ist, kann neue Vereinbarungen effektiv gestalten. Das Wissen um die bisher abgeschlossenen Volumina und die Ergebnisse der bisherigen Zusammenarbeit mit den Lieferanten ist die Grundlage für weiteres erfolgreiches Einkaufsmanagement. Hierbei können eine Beantwortung folgender Fragen eine ausschlaggebende Rolle spielen:
- Welche Rahmenvereinbarungen wurden nicht ausgeschöpft?
- Wie lauten die Konditionen für ein bestimmtes Produkt?
- Wie viele offene Bestellungen existieren noch zurzeit?
- Welches Volumen wurde mit diesem Lieferanten in den letzten 12 Monaten abgewickelt?
- Etc.
Mit anderen Worten eine systematische periodische Lieferantenbewertung mit entsprechenden Kriterien kann hier weiterhelfen.
Controlling
Für die Arbeit eines Controllers sind aktuelle Daten und Fakten besonders wichtig, somit auch über die Verträge. Dabei spielen neben den Vertragsoptionen auch die aktiven, passiven und Sondervereinbarungen eine Rolle. Hinsichtlich des Controllings von Rahmen und Konsortialverträgen sind aktuelle Informationen über den Stand der Vertragsauslastung (Leistungsscheine und Rechnungen) wichtig. Die Zufriedenheit mit einem Lieferanten kann über eine in DOCM integrierte, strukturierte Lieferantenbewertung bewertet und gemessen werden (siehe hierzu das Kapitel Lieferantenauswertungen.)
Unternehmensmanagement
Einem Unternehmensbetrieb liegen eine Vielzahl unterschiedlicher Verträge zugrunde: Kauf-, Miet- und Leasingverträge für Maschinen, Büroeinrichtungen, Fahrzeuge oder sonstige Hard- und Software, SLAs und Serviceverträge oder sonstige unternehmensrelevante Vereinbarungen. Für den alltäglichen Betrieb ist eine Online-Verfügbarkeit der in den Verträgen abgebildeten Vertragslaufzeiten, Garantiebestimmungen und Serviceregeln wichtig. Diese gilt gleichermaßen auch für die Fachabteilungen wie z.B. dem IT- und Prozess-Controlling, aber auch Werkstatt, Fuhrpark, Personalabteilung etc.
Rechtsabteilung
Man sagt den Juristen nach, das Sie eine besondere Sicht auf die Verträge haben, d.h. Sie sind an jedem Detail eines Vertrages interessiert, sei es bei Neuverhandlungen oder im Streitfall. Über das integrierte Dokumentenmanagement vom DOCM steht der gesamte Vertragstext incl. aller Vorinformationen zur Verfügung. Es stehen somit alle digital erfassten Dokumente, auch in mehreren Versionen, die dem Vertrag zugordnet worden sind, zur Verfügung. Die Volltextsuche des SharePoint ermöglicht weiterhin eine Suche in allen gespeicherten Unterlagen (Vorentwürfe zu einem Vertrag als Word oder PFD, ggfs. hochgeladen E-Mails, etc.).
Fachabteilung
Die Verantwortlichen einer Fachabteilungen können sich online jederzeit einen Überblick über den Status sie betreffenden Verträge verschaffen. Sie können sich falls gewünscht auch per E-Mail rechtzeitig über eine anstehend Vertragsverlängerung informieren lassen.
Vertragsinitiator
Die Vertragsinitiatoren können sich jederzeit online einen Überblick über den Prozessstatus der von Ihm initiierten Verträge verschaffen. Sie können sich ebenfalls bei einer Änderung des Vertragsstatus per E-Mail informieren lassen.
Weiteres zum Thema
Deswegen unterstützen wir Sie von Anfang an bei der Organisation und Einführung einer zentralen digitalen Vertragsverwaltung in Ihrem Unternehmen zu folgenden Themen bzw. organisatorischen Vorgaben.
