Welche Unternehmensrisiken ergeben sich bei einem fehlenden Vertragsmanagementsystem?

 

Ein kurze Auflistung potentieller Unternehmensrisiken bei fehlendem Vertragsmanagementprozess und deren Auswirkungen:

  • Nicht bewertete inhaltliche Risiken von Verträgen
    Durch die vorhandene Möglichkeit Vertragsrisken im Kontext des Vertrages zu bewerten und durch regelmäßige Audits, können Sie hier eine Vorwarnstufe in den VM-Prozess einbringen.

  • Versäumnis von Vertragsfristen wie Options- oder Kündigungsfristen
    Man kann auch vertragsrelevante Termine in einem Fristenbuch verwalten, aber für mehrere hundert Verträge ist eine digitale Aufgaben- und Fristenverwaltung sicherlich der bessere Weg.

  • Unzureichende Bearbeitung durch intransparenten Genehmigungs- / Freigabeprozess
    Bei einer Einrichtung eines Genehmigungs- / Freigabeprozesses​​​ bleibt kein Vorgang im System "hängen". Sie können sich jederzeit über den dokumentierten Status eines Vertragserstellungs- oder Verwaltungsprozesses informieren oder per E-Mail informieren lassen.

  • Fehlende Aktualität / verteilter Informationsstand
    Sind nicht alle Vertragsinformationen auf dem aktuellen Stand kann die Risikoanalyse nicht die Unternehmensfolgen richtig bewerten.

  • Schwieriges Auffinden von Verträgen
    Sind alle vertragsrelevanten Information nicht an einer zentralen Stelle verfügbar, so ist damit der Complienceprozess nicht sichergestellt.

  • Verlust von Verträgen/Vertragsbestandteile
    Die Verletzung der Sorgfaltspflicht stellt einen Verstoß der gesetzlich geforderten Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht dar.

Weiteres zum Thema

Organisation

Deswegen unterstützen wir Sie von Anfang an bei der Organisation und Einführung einer zentralen digitalen Vertragsverwaltung in Ihrem Unternehmen zu folgenden Themen bzw. organisatorischen Vorgaben.

weiterlesen ...
DOCM-Unternehmensorganigramm
Mit der DOCM-Organisationsübersicht können Sie sich leicht einen schnellen Überblick über Ihre Unternehmensstruktur verschafft. Die Unternehmensübersicht kann auch nach anderen Kriterien wie z.B. Länderstandorte mit den BU in den Ländern etc. erfasst und grafisch dargestellt werden.
weiterlesen ...
Lieferantenumsatz nach Vertragsart
Benötigen Sie einen schnellen Überblick über den aktuellen Umsatz mit Ihren Lieferanten? Auf Basis einer Vertragswertauswertung / -analyse über den vorgegeben Vertragszeitraum der erfassten Einzelverträge ermöglich Ihnen die SharePoint Lösung DOCM jederzeit diese Information mit einem Mausklick bereitzustellen. Sie können auch weitere Informationen mit Hilfe der detalierten Lieferantenbewertung bereitstellen.
weiterlesen ...
Kostenermittlung
Nach Angaben der Gartner Group verlängern sich 60 % aller Lieferantenverträge automatisch ohne Kenntnis des Käufers, was im Wesentlichen darauf zurückzuführen ist, dass der Käufer eine Kündigung unterlässt. Noch erstaunlicher ist, dass 50% der Verträge ohne das Wissen des Käufers mehrmals selbsterneuert werden (Forbes, Gardner group).
weiterlesen ...
DOCM Anwender
Vertragsmanagement bezeichnet alle Tätigkeiten, die sich mit der Entwicklung / Entwurf, der Verwaltung, Anpassung, Abwicklung und Fortschreibung der Gesamtheit aller Verträge eines Unternehmens beschäftigen. Die DOCM SharePoint Lösung unterstützt den Anwender bei den o.g. definierten Tätigkeiten und Aufgaben im Rahmen des Unternehmensweit definierten Vertragsverwaltungsprozess.
weiterlesen ...
Nutzen
Die Erfassung aller relevanten Objekt- und Vertragsdaten in digitaler Form auf Basis einer relationalen Datenbank schafft die notwendige Transparenz für eine unternehmensweite Vertragsverwaltung. Sie ermöglicht eine sichere Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und stellt so die Grundlage für Ihre Compliance-Prozesse dar.
weiterlesen ...
Ein modernes Vertragsmanagement soll für alle relevanten Gruppen eine Zentralisierung aller Unternehmensverträge hinsichtlich der Vollständigkeit der Informationen und deren Auswertung gewährleisten. Es soll die Vertraulichkeit der Information bezogen auf die Unternehmensteile / Abteilungen gewährleisten.
weiterlesen ...
DOCM User
Jede Unternehmensabteilung (Einkauf, Controling und Rechtsabeilung, etc) benötigt eine andere Sicht auf die Daten eines Vertrages und deren Auswertung. Nur wer über bestehende Verträge aktuell informiert ist, kann neue Vereinbarungen effektiv gestalten.
weiterlesen ...
Bild: Bearbeiten
Unter einem digitalen Vertragsmanagement wird eine systematische prozeßgesteuerte Softwarelösung verstanden, um Verträge zu erstellen, zu bearbeitet, zu überwachen und auszuwerten. Es beinhaltet weitere Funktionen zur Verwaltung von Objekten und Lieferanten und deren Bewertungen.
weiterlesen ...