Vertragsprozess

Verträge müssen im Rahmen eines unternehmensweiten Vertragsmanagementprozeß juristisch und fachlich geprüft werden. Hierzu sind in jeder Phase des Lebenszyklus eines Vertrages mögliche Risiken zu identifizieren und zu bewerten. Zur Vermeidung von Risiken ist ein wirksames Vertragsrisikomanagement erforderlich, um Schaden vom Untenehmen abzuwenden.

Nach einer allgemeinen Definition ist ein Prozess eine funktionsübergreifende, reproduzierbare Abfolge von Tätigkeiten mit definierten Schnittstellen (zu anderen Prozessen) und Verantwortlichkeiten. Als Zieldefinition wird die Sicherstellung  einer reibungslose Zusammenarbeit in den Abfolgen und eines zielgerichteten Informationsfluss im Unternehmen genannt.

Im nachfolgenden Text wird in einem eEPK-Diagramm (erweiterete Ereignisgesteuerte Prozesskette) der erste Teil eines Vertragsmanagementprozess dargestellt. Die Stufen 1-4 des Vertragsanbahnungsprozesses umfassen den ersten Teil des DOCM-Vertragsmanagementprozesses. Die Stufen 5-8 umfassen den zweiten Zeil des aktiven DOCM-Vertragsmanagementprozesses mit Überpüfung der vereinbarten Lieferungen und Leistungen sowie der Überwachung des Vertragsendetermins.

Die Prozess-Kommunikation erfolgt auf Basis eines regel-gesteuerten DOCM-E-Mail Versands an eine definierten SharePoint-Gruppe "Vertragsmanager". Der Auslöser ist in der Regel eine Terminüberschreitung von gesetzten Wiedervorlageterminen. Werden durch eine Bearbeiter Dokumente zu den Vertragspartner oder Verträgen hochgeladen oder geändert, so wird eine E-Mail an die Gruppe der "Vertragsmanager" gesandt.

Bereits in der Phase der Vertragsanbahnung müssen Vertragsentwürfe nicht nur nach formal juristischen Kriterien beprüften werden, sondern auch hinsichtlich jedem Vertrag innewohnenden Risiken bewertet werden. Wie einige Fällen in den letzten Jahre gezeigt hat, hätte es bei frühzeitiger Prüfung und Bewertung im Vorfeld eines Vertrages nicht die Probleme in der "Letzten Phase der Vertragsverhandlungen" gegeben.