Welche Anforderungen sind an ein modernes Vertragsmanagementsystem zu stellen?
- Digitalisierung und Zentralisierung aller Unternehmensverträge in einer zentralen relationalen Datenbank
- Bereitstellen einer Datenbasis für ein prozessgesteuertes Vertrags- und Fristenmanagement durch definierte Vertragsmetadaten
- Überwachung aller Vertragsfristen mit zentralem Fristenmanagement für jeden Mandanten
- Vollständige Transparenz hinsichtlich aller Kosten und Erträge der verwalteten Verträge.
- Zentrales Management-Informations-System für Ihre Verträge und Vertragsobjekte auf Basis einer Vertragsdatenbank
- Integriertes Objekt- und Lieferantenmanagement
- Verwaltung von verschiedenen Vertragsarten z.B. Mietverträge, Reinigungsverträge, etc. als Einzel- und Rahmenvertrag
- Sicherstellung des Vier-Augen-Prinzips durch Genehmigungsworkflow im Vertragserstellungsprozess
- Elektronische Wiedervorlage der Vertragstermine anhand von Fristenlisten und E-Mail Benachrichtigungen
- Integriertes Dokumentenmanagement für alle zugehörigen Dokumente eines Vertrages
- Integrierte Stichwortsuche in allen Dokumenten (SharePoint - Funktionalität)
- Unterstützung anderer unternehmensinterner Geschäftsprozesse
- Abbildung von Vertragsabhängigkeiten und -beziehungen (Rahmenvertrag <- > Einzelverträgen)
Weiteres zum Thema
Deswegen unterstützen wir Sie von Anfang an bei der Organisation und Einführung einer zentralen digitalen Vertragsverwaltung in Ihrem Unternehmen zu folgenden Themen bzw. organisatorischen Vorgaben.
Mit der DOCM-Organisationsübersicht können Sie sich leicht einen schnellen Überblick über Ihre Unternehmensstruktur verschafft. Die Unternehmensübersicht kann auch nach anderen Kriterien wie z.B. Länderstandorte mit den BU in den Ländern etc. erfasst und grafisch dargestellt werden.
Benötigen Sie einen schnellen Überblick über den aktuellen Umsatz mit Ihren Lieferanten? Auf Basis einer Vertragswertauswertung / -analyse über den vorgegeben Vertragszeitraum der erfassten Einzelverträge ermöglich Ihnen die SharePoint Lösung DOCM jederzeit diese Information mit einem Mausklick bereitzustellen. Sie können auch weitere Informationen mit Hilfe der detalierten Lieferantenbewertung bereitstellen.
Nach Angaben der Gartner Group verlängern sich 60 % aller Lieferantenverträge automatisch ohne Kenntnis des Käufers, was im Wesentlichen darauf zurückzuführen ist, dass der Käufer eine Kündigung unterlässt. Noch erstaunlicher ist, dass 50% der Verträge ohne das Wissen des Käufers mehrmals selbsterneuert werden (Forbes, Gardner group).
Vertragsmanagement bezeichnet alle Tätigkeiten, die sich mit der Entwicklung / Entwurf, der Verwaltung, Anpassung, Abwicklung und Fortschreibung der Gesamtheit aller Verträge eines Unternehmens beschäftigen.
Die DOCM SharePoint Lösung unterstützt den Anwender bei den o.g. definierten Tätigkeiten und Aufgaben im Rahmen des Unternehmensweit definierten Vertragsverwaltungsprozess.
Die Erfassung aller relevanten Objekt- und Vertragsdaten in digitaler Form auf Basis einer relationalen Datenbank schafft die notwendige Transparenz für eine unternehmensweite Vertragsverwaltung. Sie ermöglicht eine sichere Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und stellt so die Grundlage für Ihre Compliance-Prozesse dar.
Vertragsrisken sind nur dann Risken, wenn man Sie nicht bewertet und durch einen zu ergreifenden Maßnahmenplan handhabbar gemacht hat. Wenn diese Riskobewertung aber nur ein einmaliger Vorgang ist, d.h. diese Risiken nicht durch regelmäßige Audits im Focus bleiben, so können Sie auch keinen Nutzen aus Ihrer vorherigen Bewertung ziehen.
Jede Unternehmensabteilung (Einkauf, Controling und Rechtsabeilung, etc) benötigt eine andere Sicht auf die Daten eines Vertrages und deren Auswertung. Nur wer über bestehende Verträge aktuell informiert ist, kann neue Vereinbarungen effektiv gestalten.
Unter einem digitalen Vertragsmanagement wird eine systematische prozeßgesteuerte Softwarelösung verstanden, um Verträge zu erstellen, zu bearbeitet, zu überwachen und auszuwerten. Es beinhaltet weitere Funktionen zur Verwaltung von Objekten und Lieferanten und deren Bewertungen.