Vertragspartner unterliegen einer eigenen Vertragspartner-Verwaltung, die ihrerseits Daten zum Beispiel aus einer Outlook-Kontaktliste des Einkaufs beziehen kann. Sie können beliebig viele Ansprechpartner pro Vertragspartner erfassen und verwalten. Mit dem Vertragspartner Status können Sie angeben, ob der jeweilige Vertragspartner zurzeit aktiv ist, also ein aktives Vertragsverhältnis existiert, oder nicht.

Benötigen Sie einen schnellen Überblick über den aktuellen Umsatz mit Ihren Lieferanten? Auf Basis einer Vertragswertauswertung / -analyse über den vorgegeben Vertragszeitraum der erfassten Einzelverträge ermöglich Ihnen die SharePoint Lösung DOCM jederzeit diese Information mit einem Mausklick bereitzustellen. Sie können auch weitere Informationen mit Hilfe der detalierten Lieferantenbewertung bereitstellen.

Jede Unternehmensabteilung (Einkauf, Controling und Rechtsabeilung, etc) benötigt eine andere Sicht auf die Daten eines Vertrages und deren Auswertung. Nur wer über bestehende Verträge aktuell informiert ist, kann neue Vereinbarungen effektiv gestalten.

Zur Erfassung und Eingruppierung der Einzelverträge steht neben einer Klassifizierung nach Vertragsgruppen (Einzelvertragsart) eine Vielzahl weiterer spezifischer Vertragsarten in den jeweiligen Vertragsgruppen für die Erfassung zur Verfügung. DOCM stellt hierzu zehn vordefinierte Vertragsgruppen mit einer unterschiedlichen Anzahl von Vertragsarten pro Gruppe zur Verfügung. 

Die Erfassung aller relevanten Objekt- und Vertragsdaten in digitaler Form auf Basis einer relationalen Datenbank schafft die notwendige Transparenz für eine unternehmensweite Vertragsverwaltung. Sie ermöglicht eine sichere Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und stellt so die Grundlage für Ihre Compliance-Prozesse dar.

Verträge müssen im Rahmen eines unternehmensweiten Vertragsmanagementprozeß juristisch und fachlich geprüft werden. Hierzu sind in jeder Phase des Lebenszyklus eines Vertrages mögliche Risiken zu identifizieren und zu bewerten. Zur Vermeidung von Risiken ist ein wirksames Vertragsrisikomanagement erforderlich, um Schaden vom Untenehmen abzuwenden.