Die 8 Stufen des Vertragsmanagement Prozesses

Die nachfolgend beschriebenen Stufen 1-4 (Vertragsanbahnungsprozeß) umfassen den ersten Teil des DOCM-Vertragsmanagementprozesses, der hier in einem eEPK-Diagramm dargestellt ist.

Die Stufen 5-8 umfassen den zweiten Zeil des aktiven DOCM-Vertragsmanagementprozesses mit Überpüfung der vereinbarten Lieferungen und Leistungen sowie der Überwachung des Vertragsendetermins. Der aktuelle Vertragsstatus gibt Auskunft über den Bearbeitungszustand eines Vertrages im Vertragsmanagementprozess.

1) Anfrage
Nach Abschluss des Angebotsprozesses besteht für Geschäftsanwender die Notwendigkeit, einen Vertrag (z.B. Servicevertrag, Standard-Lizenz- vertrag,etc.) zu legalisieren. Die Vertrags- ablage - oft ein oder mehrere Aktenschränke, ein einzelner Computer oder Fileserver- ist oft unorganisiert, da keine Vorlagen zur Erstellung konsistenter Verträge vorhanden sind.

2) Erstellung
Die rechtliche und organisatorische Notwendigkeit, das sich einzelne Abteilungen an der Erstellung jedes einzelnen Vertrages  beteiligen, sei es standardisiert oder spezifisch, ist die Phase, in der ein Engpass typischerweise auftritt und demzufolge klar definiert sein muss.

3) Verhandlungen
In dieser Stufe beginnen Verhandlungen, um die Bedingungen und Konditionen im endgültigen Vertrag festzulegen.

4) Genehmigung
Die Vertragsbedingungen müssen genehmigt werden. Je nach Größe des Vertrages muss er von der Rechtsabteilung, den Führungskräften, Stakeholdern,den intern betroffenen Abteílungen und dem Kunden genehmigt und unterschrieben werden. Die Stufen 1-4 werden oft auch als Vertragsanbahnungsprozess bezeichnet.

5) Ausfuehrung
Die Verträge werden in Kraft gesetzt und oft in Aktenschränken oder in separaten Archiven aufbewahrt, wo sie schwer zu finden und somit zu ändern sind.

6) Textsuche/Berichtserstellung
Die vorhandenen Vertragsbestände können oft nicht automatisiert durchsucht und Berichte können nicht ausgeführt werden, da Verträge nicht am definierten Ablageort gefunden werden können. Die gesamte Vertragsanalyse, ggfs.  Vorgängerverträge, muß dann manuell durchgeführt werden.

7) Einhaltung
Halten beide Parteien ihre Vertragsabschlüsse aufrecht? Es kostet Sie einige Zeit und Mühe, dies herauszufinden, weil Ihre Mitarbeiter die Transaktionen manuell anhand von Verträgen überprüfen müssen, um nach Anzeichen für Verstöße zu suchen.

8) Änderung/Überarbeitung
Die meisten Verträge haben definierte Endtermine. Die Vertragspartner können dann entscheiden, den Vertrag auslaufen zu lassen, zu erneuern oder neu zu verhandeln. Diese Vertrags- endetermine verstreichen oft ungenutzt und verursachen damit unnötig hohe Kosten, die bei Einsatz automatisierter  Benachrichtigung per E-Mail Workflows vermieden werden können.