Abwickungsschritte im Vertragsprozess

Bereits in der Phase der Vertragsanbahnung müssen Vertragsentwürfe nicht nur nach formal juristischen Kriterien geprüft, sondern auch hinsichtlich jedem Vertrag innewohnenden Risiken bewertet werden. Wie einige Fällen in den letzten Jahren gezeigt haben, hätte es bei frühzeitiger Prüfung und Bewertung im Vorfeld eines Vertrages nicht die Probleme in der "Letzten Phase der Vertragsverhandlungen" gegeben. Wenn Vertragsverhandlungs- und Vertragsbeendigungsrisiken im Vorfeld klar definiert und bewerten wurden, kann es später nicht zu Überraschungen kommen. 

Im Rahmen der Vertragsverwaltung wird festgelegt, wer als Vertragsmanager die Verantwortung über den aktiven Vertrag übernimmt. Es muss weiterhin im Rahmen einer unternehmensweiten Stellvertreterregelung mindestens ein Stellvertreter benannt werden; ein zweiter Stellvertreter kann optional hinzugefügt werden. Die Vervollständigung der weiteren vertragsrelevanten Daten unterliegt dann dem Vertragsmanager. Bei der Überwachung der vertragsrelevanten Termine wie Kündigungsstichtag bei automatischen Vertrags- verlängerungen, Wiedervorlagetermin für z.B. Risikoaudits, etc. unterstützt DOCM den Vertragsmanager und seine Stellvertreter in Form einer automatischen E-Mail Benachrichtigung. So können die aus einer Terminüberschreitung möglicherweise folgenden Kosten vermieden werden.

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Vertragsrisikoauswertung
Verträge müssen im Rahmen eines unternehmensweiten Vertragsmanagementprozeß juristisch und fachlich geprüft werden. Hierzu sind in jeder Phase des Lebenszyklus eines Vertrages mögliche Risiken zu identifizieren und zu bewerten. Zur Vermeidung von Risiken ist ein wirksames Vertragsrisikomanagement erforderlich, um Schaden vom Untenehmen abzuwenden.
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Nach einer allgemeinen Definition ist ein Prozess eine funktionsübergreifende, reproduzierbare Abfolge von Tätigkeiten mit definierten Schnittstellen (zu anderen Prozessen) und Verantwortlichkeiten. Als Zieldefinition wird die Sicherstellung  einer reibungslose Zusammenarbeit in den Abfolgen und eines zielgerichteten Informationsfluss im Unternehmen genannt.
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Im nachfolgenden Text wird in einem eEPK-Diagramm (erweiterete Ereignisgesteuerte Prozesskette) der erste Teil eines Vertragsmanagementprozess dargestellt. Die Stufen 1-4 des Vertragsanbahnungsprozesses umfassen den ersten Teil des DOCM-Vertragsmanagementprozesses. Die Stufen 5-8 umfassen den zweiten Zeil des aktiven DOCM-Vertragsmanagementprozesses mit Überpüfung der vereinbarten Lieferungen und Leistungen sowie der Überwachung des Vertragsendetermins.
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Die Prozess-Kommunikation erfolgt auf Basis eines regel-gesteuerten DOCM-E-Mail Versands an eine definierten SharePoint-Gruppe "Vertragsmanager". Der Auslöser ist in der Regel eine Terminüberschreitung von gesetzten Wiedervorlageterminen. Werden durch eine Bearbeiter Dokumente zu den Vertragspartner oder Verträgen hochgeladen oder geändert, so wird eine E-Mail an die Gruppe der "Vertragsmanager" gesandt.
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